Wie gelingt es Ihnen zukünftig besser Ihre Aufgaben zu erledigen und Ihre To-Do-Liste fast unbemerkt abzuarbeiten. Drei einfache Tipps verraten Ihnen wie es geht.
Die zwei Minuten Regel

Dies ist eine sehr einfache, doch unschlagbar wirkungsvolle Regel. Es geht dabei darum, Aktivitäten für deren Erledigung weniger als zwei Minuten benötigen werden, sofort in Angriff zu nehmen.
Wenn man nur kurz darüber nachdenkt, wie lange es dauert sich diese Aufgabe aufzuschreiben und sich in ein paar Tagen wieder die gleiche Frage stellt ob diese Aufgabe jetzt erledigt werden soll oder nicht und dabei vielleicht schon erste Anzeichen eines schlechten Gewissens aufkommen, warum man diese Kleinigkeit noch immer nicht erledigt hat, ist man besser beraten diese sofort in Angriff zu nehmen.
Das spart langfristig Zeit und ist darüber hinaus super effizient. Ein zusätzlicher Benefit ist auch, dass man den Kopf frei hat von den vielen Kleinigkeiten, die man noch erledigen sollte.
Für die Praxis heißt das:
Nehmen Sie sich Ihre ToDo-Liste zur Hand und suchen Sie gezielt nach jenen Aktivitäten die Sie in weniger als zwei Minuten erledigen können. Haben Sie die erste Aufgabe geschafft, nehmen Sie sich gleich die nächste Aufgabe vor. Dadurch erzeugen Sie ein sogenanntes Momentum, dass Sie weitere Aufgaben, die jetzt auch umfangreicher sein können, erledigt bekommen.
Mit Hilfe dieser Methode, kann es Ihnen auch gelingen aus einem Motivationstief zu kommen. Fangen Sie dazu mit kleinen Aktivitäten an und kreieren Sie so Ihr eigenes Momentum und finden Sie dadurch zu Ihrer Energie, bis Sie beinahe unbemerkt einen Großteil Ihrer Aufgaben erledigt haben.
Batching – bündeln von Aufgaben

Die zweite Methode die ich Ihnen vorstellen möchte um Ihre Aufgaben und ToDo’s effizienter bewältigen zu können ist das sogenannte Batching. Dabei ist gemeint, dass Sie ähnliche Aufgaben zeitlich zusammenfassen, also bündeln sollten.
Auch wenn es auf den ersten Blick nicht logisch erscheint, ist eine Clusterung von gleichen Tätigkeiten durchaus sinnvoll. Denken Sie zum Beispiel an Telefonate, die Sie erledigen sollen. Wenn Sie diese zeitlich zusammenfassen, kann sich Ihr Gehirn darauf einstellen und Sie kommen in einen guten Arbeitsfluss.
Würden Sie zum Beispiel versuchen zwischen zwei Telefonaten eine Aufgabe erledigen zu wollen, die Ihre volle Konzentration verlangt, würde Sie das sehr viel Energie kosten, da im Hinterkopf immer noch das nächste Telefonat sitzt, auf das Sie sich noch kurz vorbereiten wollen. Es geht somit der Fokus auf die eigentliche Arbeit verloren.
Ähnlich wie bei den Telefonaten verhält es sich auch bei Besprechungen oder aber auch für Aufgaben, die eine Vorbereitungszeit benötigen. Hier ist es effizienter wann immer es geht ähnliche Aufgaben zusammenzufassen.
Für die Praxis heißt das:
Versuchen Sie das nächste Mal, wenn Sie Ihren Tag planen, Arbeiten zusammen zu legen die sehr ähnlich sind oder auch ein ähnliches Energielevel von Ihnen verlangen. Wichtige Aufgaben, die Ihre volle Konzentration verlangen planen Sie am besten zu jener Tageszeit ein wo Sie am ehesten ungestört sind und Ihr Konzentrationslevel am höchsten ist, was bei den allermeisten Personen am Vormittag ist.
Highlight of the day

Beim dritten und letzten Tipp in diesem Blog geht es darum eine einzige Sache auszuwählen, die man an diesem Tag erledigt haben möchte - eben das Highlight des Tages.
Im Laufe des Tages haben wir Unsummen an kleinen und großen Aufgaben zu erledigen. Hier nicht den Überblick zu verlieren und zumindest unsere wichtigste Aufgabe des Tages sicher zu schaffen ist die grundlegende Idee hinter dem “Daily Highlight”.
Es geht jedoch auch mit dieser Methode wieder ein Stück weiter darum, sich zu motivieren und ins Tun zu kommen. So kann man an der Selbstdisziplin arbeiten und Gewohnheit entwickeln zumindest die eine, wichtige Aufgabe des Tages zu erledigen – eben sein eigenes Daily Highlight.
Für die Praxis heißt das:
Wählen Sie am besten am Vortag, wenn Sie für den nächsten Tag planen, eine Aktivität aus, die sehr wichtig für Sie ist oder ganz dringend erledigt werden muss. Diese Tätigkeit ist prädestiniert für das tägliche Highlight. Auch wenn es wenig klingt, über eine längerer Zeit hinweg betrachtet sind auch diese Daily Highlights eine stolze Summe an absolvierten Tätigkeiten.
Kurz zusammengefasst bedeutet das für Sie:
Planen Sie am Vortag Ihr Highlight des Tages.
Versuchen Sie bei der Tagesplanung ähnliche Aufgaben zu bündeln
und erledigen Sie Aufgaben die weniger als 2-Minuten benötigen sofort.
Wer noch tiefer in die Materie eintauchen möchte, kann gerne in den beiden unten angeführten Büchern noch mehr zum Thema Produktivität steigern erfahren. Ansonsten bleibt mir nur noch Ihnen gutes Gelingen und viel Erfolg beim Ausprobieren zu wünschen!
Wenn Ihnen der Beitrag gefallen hat, freue ich mich sehr auf ein positives Feedback oder like von Ihnen. Fragen und Anregungen können Sie mir gerne in die Kommentare schreiben. Wenn Sie Fragen zu ähnlichen oder anderen Themen haben, bitte lassen Sie mich es wissen.
Alles Gute und viel Erfolg für Ihre Vorhaben!
Bis zum nächsten Mal, hier bei yourSUCCESS.
Links:
Make Time* von J. Knapp & J. Zeratsky im englischen Original
Mehr Zeit* von J. Knapp & J. Zeratsky die Version in deutsch
Getting Things Done* von David allen im englischen Original
Wie ich die Dinge geregelt bekomme* von David Allen, die Version in deutsch
Mit * gekennzeichnete Links sind sogenannte Affiliate Links. Fotos von unsplash.com
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