Warum ist es hilfreich sein kann, ein U-Boot Projekt zu starten und weshalb die Eisenhower Matrix Ihnen nicht nur bei der Ideenauswahl gute Dienste erweist, sondern auch für Ihre alltäglichen Aufgaben eine effiziente Unterstützung zur Priorisierung sein kann. Dies und mehr erfahren Sie in diesem Beitrag.
In diesem Beitrag zum Thema Design Thinking beschäftigen wir uns damit, wie und mit welchen Tools es uns gelingen wird, aus den unzähligen Ideen, die wir durch Workshops, Interviews, Recherchen, etc. zusammengetragen haben, die vielversprechendsten herauszufiltern, um diese weiter zu evaluieren.
Eine erste, sehr grobe Clusterung der Ideen, wenn diese sehr breit gestreut sind, wäre beispielsweise: a) die Idee passt zur Fragestellung, b) eine spannende Idee, c) diese Idee ist “Out of Scope”. Beliebt ist auch eine zeitliche Clusterung wie Heute, Morgen und Zukunft oder nach den Geschäftsfeldern B2B, B2C und B2B2C.
Bezüglich der Darstellungsform eines sehr komplexen Sachverhalts, hat sich die sogenannte “Concept Map” als sehr taugliches Instrument über die letzten Jahre herauskristallisiert. Ihnen ist wahrscheinlich eine “Mindmap” schon das eine oder andere Mal untergekommen. Bei der Mindmap wird in der Mitte von einem Punkt, der eine Idee darstellt, ausgegangen und von dort weg weitere Ideen zur Lösungsfindung entwickelt.
Der Vorteil der Concept Map gegenüber der Mindmap ist, dass hier nicht von einem zentralen Punkt ausgegangen wird, sondern mehrere gleichwertige Themenblöcke angeführt werden können und die Beziehungen zueinander durch Linien gut visualisiert werden können. Einfach gesprochen, zeigt uns die Concept Map die Zusammenhänge unterschiedlicher Begriffe (Concepts) zueinander an. Sie unterstützt uns dabei auch Ordnung in unsere Gedanken zu bringen und ist in der Darstellung, wie eben beschrieben, viel freier als die Mindmap. In weiterer Folge habe ich noch drei weitere Tools für Sie um Sie bei der Ideenselektion bestmöglich zu unterstützen.
Die Eisenhower-Matrix
Eine weit bekannte Methode, die es auf sehr einfache, aber trotzdem sehr effiziente Weise schafft, die eignen Vorhaben und Ideen zu strukturieren, ist die Eisenhower-Methode.
Angenehmer und gleichzeitig auch sehr wichtiger Nebenaspekt ist die Tatsache, dass eine Priorisierung der Themen impliziert ist. Wie ist das gemeint? Bei der Erstellung einer Eisenhower-Matrix werden die jeweiligen Ideen anhand der zwei Kriterien “Dringend” und “Wichtig” bewertet und entsprechend in das dafür vorgesehene Feld eingetragen.
In Bezug auf die Umsetzbarkeit der zu evaluierenden Ideen gilt es in einem ersten Schritt zu beurteilen wie rasch sich die Idee verbreiten kann und in einer zweiten Betrachtungsweise können Sie beurteilen, wie schnell diese Idee umsetzbar ist. Aufgrund der Einteilung in Dringlichkeit und Wichtigkeit können bereits erste Umsetzungsmaßnahmen abgeleitet werden. Der Weg zur ToDo-Liste um in die aktive Umsetzung zu kommen ist somit mit inbegriffen.
Sie können die Eisenhower-Matrix jedoch nicht nur für die Bewertung und Strukturierung der Idee aus dem Brainstorming benutzen, sondern auch für die persönliche Priorisierung der eigenen Aufgaben. Wie in den einzelnen Feldern agiert werden sollte wird untenstehend kurz beschrieben.
wichtig und dringend - sofort selbst erledigen
wichtig und nicht dringend - terminisieren und selber erledigen, passen Sie auf, dass diese Themen nicht in Vergessenheit geraten
nicht wichtig und dringend - wenn möglich an kompetente Mitarbeiter/Kollegen delegieren
nicht wichtig und nicht dringend - nicht bearbeiten und das Thema verwerfen
Ein Tipp aus der persönlichen Erfahrung, den ich Ihnen bei der Bewertung einzelner Themen mitgeben kann ist, dass wichtige Aufgaben selten als dringend eingestuft werden und dringende Aufgaben selten wichtig sind.
Der Ideensteckbrief
Mit dem Ideensteckbrief möchte ich Ihnen eine weitere Methode vorstellen, anhand derer Sie Ideen dokumentieren aber auch sehr gut kommunizieren können. Das hilft Ihnen bei der abschließenden Bewertung der jeweiligen Idee, wenn Sie diese vorab im Team besprechen und evaluieren können. Anhand einer einfachen Vorlage, können Sie die unterschiedlichen Konzepte in einer standardisierten Art und Weise sehr rasch beschreiben und anderen Menschen, die an dem gleichen Projekt mitarbeiten, näher bringen. Die Ideen werden greifbarer und Missverständnisse, wie etwas gemeint sein könnte, werden minimiert. Durch die Ausarbeitung eines Ideensteckbriefes erreichen sie:
Die Visualisierung des Problems und der Situation.
Die Verbesserung des Problem-/ Ideenverständnisses.
Ein besseres Verständnis möglicher Einflüsse auf die Kunden und Nutzer.
Ordnung in Ihren Gedanken.
Das Erkennen von Lösungsansätzen.
Die Dokumentation, Zusammenfassung und Darstellung des Wissens.
Das U-Boot Projekt
Man kennt das aus der Praxis, dass gerade in großen Unternehmen Kriterien erarbeitet werden, nach denen potentielle Ideen bewertet und ausgesucht werden. Man versucht damit, so wenig Ressourcen wie möglich zu verschwenden und die Effektivität zu steigern. Leider wird dabei wenig bedacht, dass durch diese selbst auferlegten Leitplanken eine große Hürde erzeugt wird, disruptive Ideen für eine nähere Betrachtung zu zulassen.
Meistens werden diese im Keim erstickt und als zu riskant abgetan. Wie können Sie es nun anstellen, dass eine vielversprechende Idee schlussendlich doch noch vom Management akzeptiert und für gut befunden wird? Denn ohne das OK der Entscheidungsträger werden Sie weder die Zeit noch die Mittel aufbringen können um die Idee zur Marktreife weiter entwickeln zu können. Wie der Titel in der Überschrift bereits verrät, ist es oft hilfreich ein sogenanntes “U-Boot-Projekt” zu starten. Dieses wird mit einer geringen Anzahl von engagierten Mitarbeitern heimlich gestartet und wird erst dann “auftauchen” wenn erste, vielversprechende Resultate in Form eines Prototypen erarbeitet wurden, welche die Entscheidungsträger letztendlich überzeugen sollen.
3 Tipps für die Praxis
Wenn Sie drohen in einer Unzahl von Aufgaben unter zu gehen, erstellen Sie Ihre persönliche Eisenhower-Matrix und sie wissen danach wo sie als erstes anpacken sollen.
Für eine bessere Kommunikation der Themen fassen Sie diese in einem Ideensteckbrief zusammen, dadurch bekommen Sie mehr Klarheit für sich selbst und im Team.
Wenn alle Bemühungen nicht fruchten und sie absolut von Ihrer Idee überzeugt sind, dass diese ein signifikantes Marktpotential hat, dann starten Sie ein U-Boot-Projekt um die Entscheidungsträger doch noch zu überzeugen.
Wenn Ihnen der Beitrag gefallen hat, freue ich mich sehr auf ein positives Feedback oder ein like von Ihnen. Fragen und Anregungen können Sie mir gerne in die Kommentare schreiben. Wenn Sie Fragen zu ähnlichen oder anderen Themen haben, bitte lassen Sie mich es wissen.
Alles Gute und viel Erfolg für Ihre Vorhaben!
Quelle: Das Design Thinking Playbook: Mit traditionellen, aktuellen und zukünftigen Erfolgsfaktoren von Michael Lewrick, Patrick Link und Larry Leiffer
Bilder aus dem Design Thinking Playbook und von unsplash: Foto von Markus Spiske und Michal Mrozek auf Unsplash.
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